O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um sistema para a gestão de todo o capital intelectual de uma organização que está em forma de documentos, sejam eles físicos ou eletrônicos.

Um sistema de GED possui todas as ferramentas necessárias para que a empresa mantenha um controle adequado de seus documentos, possibilitando pesquisas rápidas, definições de limitações de acessos, aumento da segurança da informação, distribuições mais eficazes, e vários outros ganhos.

• Captura: inserção de informações e documentos físicos ou eletrônicos no sistema
• Armazenamento: o conteúdo é guardado para ser acessado e distribuído posteriormente
• Gerenciamento: ferramentas de controle, acesso e manipulação de documentos
• Distribuição: ferramentas de buscas, ambientes de disponibilização e visualização de documentos
• Preservação: opções de armazenamento em longo prazo com técnicas que garantem a segurança das informações

Já o Enterprise Content Management (ECM), como o próprio nome diz, é focado na organização e controle do conhecimento que a empresa produz e que por muitas vezes fica disperso, armazenado em computadores individuais, laptops, anotações guardadas em gavetas ou mesmo na cabeça dos funcionários.

Diante da era da informação, o conhecimento é o bem mais precioso de uma empresa, e é por esse motivo que especialistas já indicam o ECM como uma ferramenta corporativa tão importante quanto o ERP (Enterprise Resource Planning).

• Maior segurança no armazenamento e acesso de informações confidenciais, através de certificados de segurança, criptografia, backup e definição de permissões para cada usuário
• Maior agilidade na troca de documentação entre os colaboradores da empresa, e também entre matriz e filiais, diminuindo custos com correios
• Redução de custos com cópias, já que os documentos são disponibilizados em meio virtual
• Economia de espaço físico, pois um arquivo metálico de 4 gavetas, com capacidade de 22.000 documentos, pode ser facilmente acomodado em 1GB de espaço de disco
• Validade jurídica para documentos que já são criados em meio eletrônico (planilha de Excel, documentos do Word, etc.), através da utilização de Assinaturas Digitais
• Alta velocidade e precisão na busca e visualização de documentos, economizando tempo dos funcionários
• Disponibilidade instantânea de documentos sem limites físicos, onde um mesmo documento pode ser acessado por mais de um usuário simultaneamente
• Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos, permitindo a identificação de gargalos e aumentando a produtividade da empresa
• Ferramentas de definição e controle de processos, facilitando a implantação de ISO na empresa
• A empresa passa a atender melhor o seu cliente, com um tempo de atendimento reduzido
• Integração com outros sistemas já utilizados pela empresa, como ERP, CRM, BI, entre outros
• Acesso remoto às informações de forma segura e controlada, inclusive pelo celular
• Redução do risco de perdas, extravios e deterioração de documentos físicos, já que estes serão acessados com menor freqüência a partir do momento que são digitalizados.